Ketika rekan kerja anda setiap hari menikmati secangkir kopi bersama-sama di ruang istirahat, anda bahkan tidak memiliki waktu sedikitpun untuk menelepon dokter anda. Ketika mereka sedang menikmati makan siang mereka, sementara anda harus bergegas makan di meja kerja anda. Terdengar sangat akrab di telinga anda? Berita bagusnya: Perbedaan yang mencolok ini tidak berarti bahwa anda memiliki beban kerja yang lebih berat atau anda adalah seorang pekerja keras. Tetapi, dapat berarti bahwa mereka telah menguasai keahlian menghemat waktu dan juga memiliki kebiasaan yang tidak anda miliki – sampai sekarang. Dengan memprioritaskan beban kerja anda dengan mempelajari project mana yang tidak harus sempurna, bacalah dan temukanlah delapan kebiasaan tempat kerja yang akan meningkatkan produktifitas dan menekan tingkat stress anda.
1. Mereka membuat istirahat sebagai sebuah jadwal.
Banyak orang berpikir bahwa bekerja secara terus menerus berarti produktif, tetapi kecuali ketika otak anda sedang bekerja pada tingkat yang maksimal, anda tidak melakukan pekerjaan sebanyak yang anda pikirkan. “[Beristirahat] seperti menekan tombol ulang. Istirahat membantu anda untuk mengosongkan ‘keruwetan otak’ sesaat sehingga anda memiliki ruang untuk mengisinya kembali,” kata Christine Hohlbaum, pengarang dari Kekuatan Lambat: 101 Cara untuk Menghemat Waktu di Dunia kita yang Berjalan 24/7 [24 jam per hari, 7 hari per minggu].
Pertama-tama dan yang penting, dia meyarankan untuk makan siang setiap hari – dan tinggalkan meja kerja anda. “Ketika anda ‘makan sambil bekerja,’ hal tersebut tidaklah efisien. Pada beberapa titik anda akan hilang konsentrasi,” katanya. Pada akhirnya, makan sambil bekerja akan membuat anda rugi dalam dua hal: anda tidak mampu berkonsentrasi pada makanan anda – anda mungkin akan makan berlebihan – dan anda juga tidak dapat berkonsentrasi penuh pada kerjaan anda. Sebagai tambahan atas istirahat makan siang, Hohlbaum juga menyarankan untuk mengalokasikan waktu untuk istirahat lainnya. Dia merekomendasikan untuk istirahat lima menit pada pagi hari, sebelum bekerja, dan setidaknya 10-15 menit istirahat pada sore lain. Anda dapat berdiri dari kursi anda dan berjalan sebentar, membaca buku atau hanya memandang keluar dari jendela dengan ditemani oleh secangkir teh, hal ini akan dapat membantu anda bersemangat lagi dan memperbaiki produktivitas anda.
“Sangat penting untuk beristirahat karena tanpa itu, otak anda akan mencapai titik jenuh,” kata Hohlbaum, sembari menjelaskan bahwa ketika otak mencapai titik jenuh, kita akan sangat sulit untuk berkonsentrasi bahkan ketika menghadapi tugas yang gampang. ”Pada titik jenuh tersebut, anda perlu menjauh dari komputer anda dan beristirahat.”
2. Mereka memulai hari mereka dengan benar
Menurut penelitian baru-baru ini di Universitas Ohio, jika karyawan berada pada kondisi mental yang buruk ketika mereka tiba di tempat kerja – apakah karena masalah keluarga atau kondisi jalan yang stress – hal ini dapat mengurangi produktivitas harian mereka sebanyak 10%. Dengan demikian, hanya ketika anda tiba di kantor dengan mental yang bagus (dan siapa yang tidak?), mulailah hari anda dengan 5 hingga 10 menit untuk meredakan diri anda. “Ciptakanlah ritual. Mungkin bertemu dengan rekan kerja anda di kantin atau berkeliling kantor dan menyapa rekan-rekan kerja anda. Tidak masalah apapun yang anda kerjakan, sepanjang anda berusaha untuk meningkatkan koneksi dengan rekan-rekan kerja anda.” Kata Holhbaum. “Berkeliling dan menyapa rekan kerja anda memberikan anda rasa fokus. Ketika anda merasa anda adalah bagian dari upaya yang lebih besar, anda akan merasa lebih terhubung dan dapat membuat perubahan dalam dunia ini.” Berfokus ulang pada pikiran anda untuk memulai hari anda juga akan menciptakan rasa tenang, membantu anda untuk melupakan hal yang stress sehingga anda akan mulai dari nol lagi untuk hari tersebut. “Jika kita dapat memulai hari kita dengan terfokus, kita dapat memiliki periode toleransi yang lebih panjang sebelum kita keluar jalur,” kata Holhbaum.
3. Mereka memilih makanan yang menyehatkan.
Anda adalah apa yang anda makan, dan makan siang yang berat seringkali akan membuat anda merasa lesu sepanjang sore. “Pikirkanlah apa yang anda harus makan untuk makan siang anda. Jika anda sering merasa lesu pada siang hari jam 2, dan memerlukan cemilan untuk bersemangat kembali, mungkin anda harus mencoba salad atau sesuatu yang lebih ringan sehingga anda tidak akan lesu,” demikian disarankan oleh Hohlbaum. Kuncinya adalah mempertahankan kadar gula anda pada tingkat yang stabil sepanjang hari, menurut Kari Kooi, RD, ahli gizi perusahaan pada Rumah Sakit Methodist di Houston, juga merekomendasikan tiga jenis makanan ringan dan dua snack pada interval tertentu.”Makan siang yang berat, terutama yang banyak mengandung terlalu banyak daging, akan membuat anda merasa lesu karena diperlukan energi yang lebih banyak untuk mencernanya. Seluruh energi dipusatkan ke perut, bukan ke otak,” kata Kooi. “[Makan siang berkualitas] terdiri dari makanan yang kaya serat karbohidrat, seperti sayur-sayuran kaya air, protein, seperti ayam atau ikan,” katanya. Dan apa yang disarankan oleh Kooi untuk dihindari? “Makanan yang diproses, seperti makanan beku dari supermarket, tidak akan memberikan energi yang cukup yang anda perlukan. Makanan yang semakin sedikit diproses akan semakin baik, ketika kita berbicara tentang meningkatkan tingkat energi.” Ketika anda mencapai kelesuan, Kooi menyarankan untuk makan makanan berprotein seperti kacang-kacangan dan buah-buahan daripada makan pretzel, kue atau permen, yang akhirnya akan membuat gula darah anda meningkat tajam dan kemudian merosot, sehingga akan membuat anda semakin lapar, demikian Kooi menyarankan.
4. Mereka memiliki daftar kerja yang fleksibel.
Membuat daftar kerja setiap hari adalah cara yang sangat bagus untuk menyelesaikan pekerjaan anda. Akan tetapi, ada satu kelemahan – daftar kerja dapat membuat anda tidak fleksibel. “Banyak orang merasa hari mereka kacau jika mereka harus merubah rencana mereka, tetapi orang yang paling efektif mengerti bahwa itu adalah bagian dari pekerjaan mereka,” kata Vicki Milazzo, pengarang dari Wicked Success Is Inside Every Woman (Sukses Fantastis Berada dalam Diri setiap Wanita). “Saya selalu memulai diri saya dengan sebuah rencana, tetapi pada jam 9 pagi, semua rencana saya akan berubah.” Akan tetapi, menurut Paula Rizzo, seorang pembuat daftar professional dan pendiri dari ListProducer.com, sangatlah penting untuk membuat daftar yang harus dikerjakan, meski bagaimanapun rencana anda akan berunah. Sebagai contohnya, Rizzo memulai harinya dengan sebuah daftar utama, yang akan secara terus menerus dia ubah sepanjang hari untuk mencatat apa yang telah dikerjakan dan apa yang belum dikerjakan atau untuk menambah daftar tugas. Sebelum pergi kerja, Rizzo akan membuat daftar baru untuk keesokan harinya. Kuncinya, katanya, mencatat daftar perubahan sepanjang hari untuk tetap menjaga dirinya berada dalam jalur. “Hanya dengan sedikit ekstra kerja akan membuat anda berada dalam jalurnya.”
5. Mereka menggunakan teknologi dengan tepat.
Dalam dunia masa kini dengan akses tanpa henti, sangatlah sulit untuk melepaskan diri pada teknologi yang digunakan. Ketika mustahil untuk menghindarinya, anda dapat mendisiplinkan diri anda pada berapa jam yang anda dapat habiskan untuk menelusuri situs internet. Tetapkan jam tertentu, katakanlah 15 menit setelah makan siang, untuk menelusuri situs jejaringan sosial anda atau situs favorite anda – dan taatilah. Atau cobalah sesuatu seperti situs blocker Google Chrome, yang mengizinkan anda untuk membuat batasan atas waktu browsing anda dengan cara memblock laman favorite anda atau membatasi waktu waktu tertentu dimana anda dapat membukanya. Sebagai tambahan dari menelusuri situs internet, sangatlah penting juga untuk mengamati kebiasaan email anda. Apakah anda mengizinkan diri anda 15 hingga 30 menit setiap hari untuk memeriksa email pribadi anda, ataukah anda memeriksa email anda pada waktu singkat diantara setiap tugas. Holhbaum berkata kuncinya adalah sadar akan waktu yang anda habiskan untuk memeriksa email yang tidak berhubungan dengan pekerjaan anda. “Buatlah batasan yang jelas antara apa yang bersifat pribadi dan apa yang merupakan pekerjaan. Jika mengecek email pribadi merupakan selingan untuk keluar sebentar dari pekerjaan anda, hal tersebut tidaklah masalah. Tetapi anda harus jelas dan sadar atas apa yang anda kerjakan. “Bahkan email yang berhubungan dengan pekerjaan juga dapat menjadi sebuah gangguan jika tidak ditangani secara benar. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah email adalah metode terbaik untuk berkomunikasi, atau alangkah lebih baik jika anda langsung menelepon orang yang bersangkutan.” Mengirimkan 100 email tidak selalu menjadi yang paling produktif. Dan kita tahu, email akan melahirkan email lainnya. Mereka seperti kelinci kecil,” gurau Hohlbaum. “Jika itu adalah komunikasi satu arah, sebagai contohnya memforward jadwal perjalanan tiket pesawat, yang mana anda tidak memerlukan jawaban. Akan tetapi jika anda memerlukan penjabaran atau anda ingin orang tersebut segera menjawab email anda, teleponlah,” katanya.
6. Mereka menyeimbangkan beban kerja mereka.
Tugas yang berbeda memerlukan tingkat konsentrasi yang berbeda, yang mana anda dapat pergunakan untuk keuntungan anda. Mulailah dengan mengidentifikasi – dan menempatkan – tugas anda dalam kategori: tugas ringan dan tugas berat. Tugas ringan adalah kecil, dapat diatur seperti mengatasi email, telefon dan tugas organisasi yang kecil. Tugas berat adalah tugas yang memerlukan periode konsentrasi yang panjang, seperti tugas managemen, membuat presentasi menulis atau mengedit. “Tugas rutin yang beragam seperti halnya rumput liat di kebun anda; kita semua memilikinya, dan tidak perduli seberapa sering anda berusaha untuk memotong rumput liar tersebut, mereka tidak pernah akan habis,” kata Milazzo. “Akan tetapi mereka perlu ditangani, dan menghilangkan beberapa rumput liat dapat memberikan waktu istirahat dari pekerjaan yang berat.” Milazzo menyarankan untuk membagi sesi panjang dari tugas berat dengan interval 15-30 menit untuk mengerjakan tugas ringan. Dengan cara ini, anda akan menyelesaikan beragam tugas tanpa mengabaikan salah satu jenis pekerjaan.
7. Mereka menempatkan kesempurnaan pada tempatnya.
Ketika kita sejak taman kanak-kanak telah ditekankan untuk memberikan hasil tugas yang sempurna, perilaku semacam ini dapat menjadi sebuah hal yang kontraproduktif jika tidak ditangani dengan benar. Sangatlah penting untuk memilih medan tempur anda. “Wanita, secara alami, memiliki sifat sempurna,” kata Milazzo. “Maka kita perlu untuk memilah apa yang memerlukan kesempurnaan,” katanya. Tentu saja, anda ingin memberikan yang terbaik dalam segala situasi, tetapi jika anda terjebak pada masalah waktu, buatlah prioritas. Contohnya, jika anda menulis memo internal atau email kepada rekan kerja, reviewlah dengan cepat, periksa ejaan anda, tetapi jangan membacanya berulang ulang hingga tiga kali. Dan jika anda sedang membuat brosur untuk perusahaan anda atau membuat presentasi penting, maka itulah saatnya bagi anda untuk memberikan semua sifat kesempurnaan anda untuk digunakan.
8. Mereka tahu bagaimana berkata “tidak”
Sangatlah mudah untuk terganggu atau kewalahan di tempat kerja. Tetapi salah satu rahasia sukses dari orang-orang yang produktif adalah mereka belajar kapan dan bagaimana berkata “tidak.” Untuk pemula, berkata “tidak” kepada para pengeluh, atau orang-orang yang mengganggu. Salah satu cara untuk melakukannya, menurut Rizzo, adalah dengan memakai headphone. “Ini akan mengirimkan pesan bahwa anda sibuk disamping juga akan mengurangi suara-suara berisik,” katanya. Ketika anda harus berkata “tidak” kepada atasan anda, lakukan dengan ringan tetapi tegas. Anda tidak harus memberikan segudang alasan, tetapi mintalah atasan anda untuk memberikan prioritas apa yang paling penting dalam segala tugas anda.”Ketika karyawan melakukannya, atasan biasanya akan kembali berpikir dan mengerti,” kata Milazzo. “Anda tidak ingin membuat atasan anda menjadi musuh anda, anda ingin atasan anda mengerti anda siap untuk perusahaan anda, dan anda siap untuk melakukan yang terbaik bagi mereka. Jika mereka mengerti, mereka akan mendengarkan anda.”
